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Was Ihre Abwesenheitsnotiz über Sie verrät – Sieben Kolleg*innen, die jeder kennt.

25.Juli 2022  

Urlaubszeit ist die Zeit der Abwesenheitsnotizen. In diesem Beitrag stelle ich sieben typische Abwesenheitsnotizen vor und beschreibe, was das über die Person aussagen könnte, die hinter der Notiz steht.

Die Abenteurerin

„Ich habe gerade keinen regelmäßigen Zugang zu meinen Mails, werde Ihnen aber dennoch umgehend antworten“.

Urlaub bedeutet für Sie: Sie verlassen die Zivilisation und begeben sich in echte Abenteuer. Ob und wann Sie wieder Internet haben, kann keiner wissen. Oder Sie gehören zu den Menschen, die auch am Strand immer das Handy anhaben. Dann bedeutet die Nachricht, dass es mal etwas länger als fünf Minuten dauern kann, bis Sie antworten.

Die Mehrsprachige

„Hola mis queridos. Estoy de vacaciones, así que lamentablemente no puedo responder hasta más tarde.“

Auch wenn die Unternehmenssprache Englisch ist, kommunizieren Sie mit Ihren Kunden und Partner auch auf Deutsch, Spanisch und Italienisch. Das soll jeder wissen. Mit Ihrer Abwesenheitsnotiz zeigen ihre Weltoffenheit. Der Nachteil: Wenn alle wissen, dass Sie gar kein Spanisch können, wird es peinlich.

Die Konsequente

„Ich bin nicht erreichbar. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet, sondern direkt gelöscht. Ab 3. August bin ich wieder da. Bitte schreiben Sie mir dann erneut.

Kompliment. Sie wollen sich wirklich erholen. Viele E-Mails haben sich vermutlich erledigt, wenn Sie zurück sind. Der Nachteil: Wenn Sie nicht wichtig oder gut genug sind, werden Sie potenzielle Kunden oder Partner abschrecken.

Die Komplexe

„Ich bin vom 3. bis 28. August im Urlaub. Am 14. August werde ich vormittags meine E-Mails abrufen und Ihnen antworten. An allen anderen Tagen wenden Sie sich bitte an Frau Maier, zu allen Fragen, die das Projekt „ABC“ betreffen. Alle Fragen, bei denen es um „XYZ“ geht, ist Herr Fritz Ihr Ansprechpartner. Unsere allgemeine Support-Hotline hilft Ihnen unter support@meinunternehmen.de ebenfalls weiter. Bei allen anderen Fragen erreichen Sie meine Assistenz unter 07466/46534548.“

Die Idee ist gut, setzt aber voraus. Viele Personen lesen aber Ihre E-Mail nicht richtig. Ob Ihre Anweisungen funktionieren, ist ungewiss. Im schlimmsten Fall schreibt die Person einfach an alle genannten Adressen. Dann war ihre Mühe umsonst.

 Die Verantwortungsbewusste

„Ich bin heute, Freitag, 17. Juni 2022, nur bis 16:30 Uhr im Büro, und antworte Ihnen deshalb am Montag“.

Ein guter Standard ist, spätestens am nächsten Arbeitstag auf E-Mails zu antworten. Wer also freitags freihat, und Montag wieder arbeitet, benötigt keine Abwesenheitsnotiz für Freitag. Deshalb: Abwesenheitsnotiz ausschalten ist in diesen Fall erlaubt.

Die Philosophin

„‚Gebt den Leuten mehr Schlaf – und sie werden wacher sein, wenn sie wach sind.‘ Sagt Kurt Tucholsky. Deshalb schlafe ich mal richtig aus und mache Urlaub. Ich melde mich, wenn ich wach bin. Vermutlich ab 3. August.“

Sie haben den Anspruch, Ihre Kolleginnen auch während Ihrer Abwesenheit zum Nachdenken anzuregen. Wenn der Spruch gut ist, und sich regelmäßig ändert, kann das funktionieren. Sonst eher nicht.

Gar keine Abwesenheitsnotiz

Und dann: Gibt es da noch die Personen, die gar keine Abwesenheitsnotiz eingestellt haben. Das kann drei Gründe haben. (1) Sie sind wissen nicht, wie man die Abwesenheitsnotiz im E-Mail-Programm einstellt. (2) Sie lesen auch im Urlaub Ihre E-Mail regelmäßig und antworten direkt. (3) Sie sind so gut organisiert, dass Sie im Urlaub keine wichtigen E-Mails erhalten oder jemand anderes Ihre E-Mails bearbeitet.

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